Hamilton Apps автоматизирует бизнес-процессы. Новый подход в документообороте для крупнейшего Холдинга Випсервис

На ежегодной премии Digital Leaders Award, которая ежегодно присуждается только самым выдающимся проектам в сфере цифровизации, Hamilton Apps представил свои заслуги сразу в трех номинациях: Проект года, Платформа года и Разработчик года. На протяжении 18 лет Hamilton Apps помогает Заказчикам оптимизировать процессы управления авансовой отчетностью и командировками, избавляя сотрудников от монотонной работы.

Проведя тщательный анализ бизнес-процессов Холдинга Випсервис, эксперты Hamilton Apps определили стратегические приоритеты внедрения системы управления корпоративными расходами. На основании выявленных потребностей и особенностей работы многопрофильного Холдинга были сформулированы ключевые цели, направленные на оптимизацию всех аспектов управленческой деятельности:

• Автоматизация процессов обработки запросов на командировки, общехозяйственные и представительские расходы, авансовых отчетов и заявлений на отсутствие;
• Сокращение времени обработки всех типов запросов и авансовых отчетов;
• Уменьшение количества ошибок и повышение точности данных;
• Повышение эффективности контроля за расходами сотрудников;
• Оптимизация работы бухгалтерии и HR;
• Обеспечение единой системы управления запросами на расход любого типа и авансовыми отчетами для всех компаний Холдинга.

В ходе реализации проекта в работу Холдинга Випсервис были внедрены все три бизнес-приложения Hamilton Apps: «Запросы на расход», «Авансовые отчеты» и «Запросы на отсутствие». Это позволило оптимизировать ключевые бизнес-процессы, благодаря следующему функционалу:

• Автоматическое формирование запросов на командировки, общехозяйственные и представительские расходы для сотрудников всех компаний Холдинга;
• Автоматическое формирование авансовых отчетов для сотрудников всех компаний Холдинга.
• Автоматическое формирование заявлений на отпуск без сохранения заработной платы, на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, на отсутствие на рабочем месте (невыходы по болезни) и на удаленную работу;
• Автоматическое создание всех необходимых печатных форм, исключая необходимость ручного заполнения бумажных документов;
• Созданы различные виды статистических отчетов для руководителей и бухгалтеров, обеспечивающие прозрачный и полный контроль над расходами и отсутствием сотрудников;
• Автоматическое формирование проводок согласно плану счетов клиента и формирование импорт-файла в ERP-систему клиента.

Как рассказывает Юлия Александровна Брагинская, управляющий директор Hamilton Apps: «Благодаря глубокой автоматизации нам удалось впечатляюще сократить время обработки любых запросов и авансовых отчетов на 70%. Это помогло освободить значительное количество времени, которое ранее уходило на рутинные операции с документами, и теперь сотрудники могут сфокусироваться на выполнении своих ключевых профессиональных задач.

Точность данных достигает беспрецедентного уровня — количество ошибок снизилось на 95%. Автоматизация процессов эффективно исключает человеческий фактор, гарантируя высокую достоверность всей информации».

По мнению главного бухгалтера Випсервис: «Система предоставляет руководителям и бухгалтерам полный контроль над расходами, формируя прозрачную картину финансовых потоков. Это позволяет нам принимать управленческие решения быстро и эффективно, основываясь на актуальных данных».

«Теперь особое внимание уделяется комфорту сотрудников — процессы оформления и согласования становятся максимально простыми, а возмещение расходов осуществляется оперативно. Все это значительно повышает уровень удовлетворенности персонала». — высказал свое мнение о внедрении приложений HamiltonApps директор по персоналу Холдинга Випсервис.

Благодаря внедрению приложений Hamilton Apps, Холдинг Випсервис значительно оптимизировал свои внутренние процессы, повысил эффективность работы и снизил операционные затраты. Данное решение помогло направить все ресурсы на рост и достижение поставленных стратегических задач.